In een wereld waar gegevens steeds belangrijker worden, is de bescherming van de privacy van individuen essentieel. De toenemende digitalisering van processen en de hoeveelheid verzamelde persoonlijke gegevens roept vragen op over hoe de privacy van betrokkenen te waarborgen. De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), een verordening die is ontworpen om de privacy van individuen binnen de Europese Unie te beschermen, stelt een reeks strikte eisen aan organisaties die persoonsgegevens verwerken.
Wat is een DPIA en wanneer is deze verplicht?
Hoe voer je een DPIA uit?
- Bepaal of een DPIA vereist is: In de eerste stap analyseert de tool de aard, omvang, context en doeleinden van de gegevensverwerking om te bepalen of een DPIA vereist is. Als de tool bepaalt dat een DPIA niet nodig is, kunt u het project voortzetten. Als een DPIA echter nodig is, zal de tool u door het proces leiden.
- Voer een grondige beoordeling uit: De Online DPIA-tool zal u vervolgens door de verschillende aspecten van uw project of activiteit leiden die u moet beoordelen. Dit omvat de soorten gegevens die u verwerkt, de doeleinden van de verwerking, hoe de gegevens worden opgeslagen en beveiligd, wie toegang heeft tot de gegevens en of de gegevens de EU verlaten.
- Identificeer en beoordeel de risico’s: De tool helpt u vervolgens bij het identificeren van mogelijke risico’s voor de privacy van de betrokkenen en het beoordelen van de ernst en waarschijnlijkheid van deze risico’s. U zult rekening moeten houden met zowel de waarschijnlijke risico’s als de ‘worst-case scenario’s’.
- Implementeer maatregelen om risico’s te beperken: Op basis van uw risicobeoordeling zal de tool suggesties doen voor maatregelen die u kunt nemen om de geïdentificeerde risico’s te verminderen.
- Documenteer het proces: De Online DPIA-tool maakt het eenvoudig om uw DPIA te documenteren. Alle stappen die u neemt en alle beslissingen die u maakt, worden automatisch vastgelegd in de tool.
Wat moet er in een DPIA staan?
- Beschrijving van de verwerkingsactiviteiten: Het DPIA-rapport moet een gedetailleerde uitleg bevatten van de soorten persoonsgegevens die worden verzameld, de bron van die gegevens, de doelen van de gegevensverwerking, de wettelijke basis voor de verwerking en de methoden die worden gebruikt om gegevens te verzamelen, op te slaan en te verwerken.
- Beoordeling van noodzaak en evenredigheid: Het DPIA moet een grondige beoordeling bevatten van de noodzaak en evenredigheid van de verwerkingsactiviteiten. Het moet uitleggen waarom de gegevensverwerking noodzakelijk is voor de doeleinden van de organisatie en hoe de verwerking in verhouding staat tot de impact op de privacy van de betrokkenen.
- Identificatie en beoordeling van risico’s: Het DPIA moet de potentiële privacyrisico’s die gepaard gaan met de gegevensverwerking identificeren en beoordelen. Dit kan onder meer betrekking hebben op risico’s zoals onbedoelde gegevenslekken, ongeautoriseerde toegang tot gegevens en de mogelijke gevolgen daarvan voor de betrokkenen.
- Maatregelen om risico’s te beheersen: Het DPIA moet ook de maatregelen bevatten die de organisatie van plan is te nemen om deze risico’s te minimaliseren. Dit kan het gebruik van versleuteling, toegangscontroles, training voor medewerkers, regelmatige beveiligingsbeoordelingen en andere technische en organisatorische maatregelen omvatten.
- Invoering van waarborgen voor de bescherming van persoonsgegevens: De DPIA moet duidelijk de waarborgen beschrijven die in het ontwerp van het project of proces zijn ingebouwd om de privacy van de betrokkenen te beschermen. Dit kunnen procedures zijn voor gegevensminimalisatie, pseudonimisering, anonimisering, sterke toegangscontrole, enz.
- Consultatieproces: Indien van toepassing, moet de DPIA ook een verslag van de raadpleging met de belanghebbenden bevatten. Dit kan een overleg zijn met de betrokkenen zelf, de werknemers en hun vertegenwoordigers, of met de gegevensbeschermingsautoriteiten.
Hoeveel kost een DPIA eigenlijk?
